PAYLAŞILAN HİZMETLER PAYDAŞLARINIZI PROAKTİF OLARAK YÖNETME

Çoğu zaman değişiklik programları, önerilen değişikliklerin örgütsel faydalarını açıklamak için uyarlanmış, ilgili iletişimleri olan bir kuruluşun tepesinden başlatılır. Paydaşların tanımlanmasına ilk adım atılabilir ve bundan sonra, bir işin içinde en büyük gücü ya da etkiye sahip olanları engelleyen herkese verilen dudak hizmetinden çok az bir miktar öteye geçilebilir.

Ortak hizmetler gibi daha karmaşık değişiklikler yaparken, kaçınılmaz olarak, bu yaklaşımın bir parçası olarak görülmeyen birçok insan grubu etkilenecektir. Bu paydaşlar paylaşılan hizmetler için en büyük savunucunuz olabilir – ya da en tehlikeli sabote edicileriniz olabilir.

Proaktif paydaş yönetimi, projenizdeki tüm paydaşları tanımlamanıza, onları neyin tetiklediğini anlamanıza ve desteklerini kazanmak için özel bir plan geliştirmenize olanak sağlar. Bir an için, başlangıçta kuruluşunuzdan paydaşlara bakmanın ve katılımı artırmanın farklı bir yolunu düşünelim.

Paydaşların tanımlanması ve analizi

Bir proje dahilinde paydaşların tanımlanacak olması durumunda, bu başlangıçta bilgi toplama yoluyla yapılmalıdır. Bu ilk diyagram 3 x 3 paydaş belirleme ve analiz matrisindeki tipik bir tasviridir. Birçok kuruluş bunu 2 x 2 matris haline getirecektir. İlk adım, paydaşlarınızın kim olduğunu belirlemektir. Bunun bir parçası olarak, çalışmalarınızdan etkilenen, üzerinde etkisi olan veya gücü olan veya başarılı veya başarısız olduğu sonucuna ilgi duyan tüm insanları düşünün.

Bu, bir paydaş yönetimi yolculuğunun başlangıcıdır.

WINN modeli

Chazey Partners’ta WINN modeli, paydaş yönetimi yolculuğu boyunca kullanmak için tercih ettiğimiz araçtır. Onu önceki diyagramdan ayıran en önemli özellik, iletişimdeki artan odağıdır. Tecrübelerimize, paydaşlarınızın iletişim gereksinimlerinin iyice anlaşılması için harcanan zaman ve çaba, defalarca kendini öder. Bu, paylaşılan hizmet değişikliğinin paydaş grupları üzerindeki muhtemel etkisini değerlendirmekten daha uygun değildir.

Paydaşların tanımlanması ve analizi kilit sorular

• Paydaşlarımın çıkarları ve görüşleri neler?
• Bu paydaşların ne derece etkisi ve etkisi olacak?
• Herhangi bir paydaş grubuyla ilişkili potansiyel riskler ve bunlarla ilişkili yanıt planlamam nedir?
• Projenin farklı aşamalarına katılmak için hangi gruplar teşvik edilmelidir?
• Paydaşlarımın beklentileri nelerdir? Bunları en iyi nasıl yönetmeli ve projeye katılımlarını teşvik etmeliyim?

Paydaş yönetimi

Tüm bu soruların cevapları ayrıntılı bir paydaş yönetim planında ele alınacaktır. Bu plan, diğerlerinin yanı sıra, paydaşlarınızın projenize ne kadar bağlı olduğunu ve bağlılıktaki bir değişikliği etkilemeniz gerekip gerekmediğini belirleyeceğiniz için kilit bir proje belgesi haline gelir.

Paydaşların bu şekilde görülmesi sırasında yapılan yaygın bir hata, bir proje ekibinin tüm paydaşları ‘taraftarlara’ (veya hatta güçlü taraftarlara) hevesle taşımaya çalışmasıdır. Tabii ki bu istek övgüye değer, ancak gerçekçi olarak birçok paydaş için “nötr” veya “bazı endişeler” pozisyonu tamamen kabul edilebilir.

Böylece, paydaşlarınızın nerede olduğunu ve nerede olmalarını istediğinize karar verdikten sonra, hangi paydaş gruplarının (veya bireylerin) etkilenmesi gerektiğini, buna ne zaman ihtiyaç duyulacağını ve bunun nasıl gerçekleşeceğini ayrıntılı olarak anlatan bir paydaş iletişim planı oluşturulacaktır.

Paydaş katılımını yönetme – iletişim kurun, iletişim kurun ve iletişim kurun

Başarılı bir paydaş katılımı planının en önemli özelliği, iletişim söz konusu olduğunda bir boyutun hepsine uymadığını fark etmesidir. Herhangi bir proje ekibinin kullanabileceği çok sayıda medya seçeneği vardır ve sözleşmeyi oluşturmak için tüm olası mekanizmalar göz önünde bulundurulmalıdır.

• İntranet tabanlı mikro site
• Resmi brifing oturumları
• Öğle yemeği öğreniminde düşüş
• Takım toplantılarında kaskad için yazılı özet bilgiler
• Odak grupları
• Su soğutucusu konuşmaları

Anahtar teslim anahtar teslimleri

• Tüm geniş kapsamlı paydaş gruplarınızla iletişim halinde olurken kilit paydaşlarınızı aktif bir şekilde yönetin
• Bunun içinde benim için ne var? Her grubun değişimin parçası haline gelmesini neyin isteyebileceğini belirleyin
• Karmaşık durumları basitleştirin – projenin herkes için erişilebilir olmasını sağlayın, dilinizi göz önünde bulundurun ve kısaltmalar ve ‘proje konuşması’ kullanımını azaltın
• Paydaşların geri bildirimleri için temel kuralları ve mekanizmaları yerleştirin – aktif katılımı teşvik ederek daha iyi katılım sağlanacaktır

Link: http://chazeypartners.com/articles/proactively-managing-your-shared-services-stakeholders/